komunikasi eksternal

A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan unsur utama dalam setiap organisasi. Tanpa komunikasi yang efektif baik secara verbal maupun nonverbal tidak akan terjadi hubungan dan kerjasama yang saling pengertian, sehingga tujuan organisasi pun tidak akan tercapai. Komunikasi itu sendiri merupakan suatu proses penyampaian informasi atau warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain . ( The Lian Gie, 1968 : 79).
Dalam komunikasi terjadi penyalinan informasi secara cermat mengenai gagasan seseorang kedalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang diperlukan atau menimbulkan tindakan yang diharapkan.
Dalam setiap organisasi, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Komunikasi merupakan unsur pertama dalam berbisnis. Murphy dan Peck dalam menyoroti masalah komunikasi, menegaskan bahwa “komunikasi merupakan darh sebagai suatu sumber kehidupan bagi setiap organisasi dan merupakan suatu kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi.”. Lebih tegas dikatakan bahwa komunikasi itu sangat penting, sehingga apabila tidak ada komunikasi maka organisasi itu tidak akan berfungsi . (Buchari Alma, 1987 : 190).
Meskipun kita tahu arti penting komunikasi, namun bagaimanapun masih diragukan apakah setiap orang menyadari dengan sungguh-sungguh arti atau makna dari komunikasi yang baik . Oleh sebab itu, penulis akan menguraikan pengertian dan beberapa definisi komunikasi menurut para ahli sebagai berikut :
Menurut Koontz, Donnell dan Weihrich, dalam bukunya “Management” menegaskan bahwa : “Komunikasi adalah penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh si penerima.” (Koontz et.al., 1986 : 168)
Pengertian tersebut mengandung arti yang luas dan bersifat umum, hal ini dapat bermakna bahwa komunikasi ini hanya sekedar penyampaian informasi saja dari seorang komunikator terhadap komunikan .
Lebih jelas lagi, menurut P Grassman adalh sebagai berikut : “komunikasi merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dimana seorang individu melalui bantuan symbol-simbol verbal atau nonverbal memberikan informasi kepada individu lain, yang menerima informasi tersebut dan kemudian menerjemah- kannya dalam bentuk perilaku tertentu .” (Winardi, 1990 : 513).
Namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini? Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.
Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi. Biasanya komunikasi bisnis memiliki aturan yang ketat, keras, formal, terstatndar dan tanpa toleransi.

B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja.
Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Komunikasi yang efektif dapat dipengaruhi atau ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :


A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan unsur utama dalam setiap organisasi. Tanpa komunikasi yang efektif baik secara verbal maupun nonverbal tidak akan terjadi hubungan dan kerjasama yang saling pengertian, sehingga tujuan organisasi pun tidak akan tercapai. Komunikasi itu sendiri merupakan suatu proses penyampaian informasi atau warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain . ( The Lian Gie, 1968 : 79).
Dalam komunikasi terjadi penyalinan informasi secara cermat mengenai gagasan seseorang kedalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang diperlukan atau menimbulkan tindakan yang diharapkan.
Dalam setiap organisasi, komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Komunikasi merupakan unsur pertama dalam berbisnis. Murphy dan Peck dalam menyoroti masalah komunikasi, menegaskan bahwa “komunikasi merupakan darh sebagai suatu sumber kehidupan bagi setiap organisasi dan merupakan suatu kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi.”. Lebih tegas dikatakan bahwa komunikasi itu sangat penting, sehingga apabila tidak ada komunikasi maka organisasi itu tidak akan berfungsi . (Buchari Alma, 1987 : 190).
Meskipun kita tahu arti penting komunikasi, namun bagaimanapun masih diragukan apakah setiap orang menyadari dengan sungguh-sungguh arti atau makna dari komunikasi yang baik . Oleh sebab itu, penulis akan menguraikan pengertian dan beberapa definisi komunikasi menurut para ahli sebagai berikut :
Menurut Koontz, Donnell dan Weihrich, dalam bukunya “Management” menegaskan bahwa : “Komunikasi adalah penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh si penerima.” (Koontz et.al., 1986 : 168)
Pengertian tersebut mengandung arti yang luas dan bersifat umum, hal ini dapat bermakna bahwa komunikasi ini hanya sekedar penyampaian informasi saja dari seorang komunikator terhadap komunikan .
Lebih jelas lagi, menurut P Grassman adalh sebagai berikut : “komunikasi merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dimana seorang individu melalui bantuan symbol-simbol verbal atau nonverbal memberikan informasi kepada individu lain, yang menerima informasi tersebut dan kemudian menerjemah- kannya dalam bentuk perilaku tertentu .” (Winardi, 1990 : 513).
Namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini? Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.
Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi. Biasanya komunikasi bisnis memiliki aturan yang ketat, keras, formal, terstatndar dan tanpa toleransi.

B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja.
Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Komunikasi yang efektif dapat dipengaruhi atau ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :
1) Kerangka Acuan (frame of reference)
Wilburn Schram, dalam karyanya “ Communication Research in the United States”, yang disadur oleh Onong Uchjan Effendy menyatakan sebagai berikut : “komunikasi akan berhasil, apabila pesan yang disampaikan komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference), yakni perpaduan pengalaman dan pengertian (collection of experience and meaning) yang pernah diperoleh komunikan. ”(Effendy, 1985 : 18).
Jadi jelas bahwa frame of reference yang didukung field of experience merupakan factor yang penting dalam berkomunikasi. Jika bidang pengalaman komunikator dan pengetahuannya sesuai dengan komunikan, maka komunikasi akan berjalan dengan lancar .
2) Faktor Situasi dan Kondisi
Yang dimaksud dengan situasi disini adalah situasi komunikasi pada saat komunikan menerima pesan yang kita sampaikan . Situasi ini akan mendukung komunikasi efektif apabila komunikator menyampaikan informasi pada saat komunikan menanti suatu pengumuman.
Begitu pula dengan kondisi, akan mempengaruhi serta mendukung efektivitas komunikasi . Seperti kondisi gaduh (noise), yang disebabka lingkunag luar, kondisi gugup yang diderita seorang komunikator dalam menyampaikan pesannya akan turut menentukan keberhasilan jalannya proses komunikasi .
3) Faktor Media Komunikasi
Media komunikasi merupakan alat untuk membantu lancarnya proses komunikasi . Yang dimaksud media disini adalah surat, memo, nota, brosur, pamphlet, bulletin, majalah, Koran, papan pengumuman, kotak saran, telephone, radio, televisi dan sebagainya . Pada saat ini telah dan sedang berkembang telemobitel, faksimil, telepon genggam, internet, e-mail dan sebagainya yang membantu lancarnya dan semakin efektifnya pesan yang dapat disampaikan lewat media tersebut.

C. Komunikasi Dalam Bisnis Eksternal
Kegiatan bisnis tidak akan berhasil jika tidak ada komunikasi. Komunikasi bisnis dapat dilakukan di dalam perusahaan dan di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi perlu dibina secara baik dengan para karyawan agar mereka lebih yakin dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Jika karyawan tidak yakin, tidak mengenal secara lengkap akan produk yang dihasilkan maka mereka sulit mengkomunikasikan produk tersebut kepada orang lain di luar perusahaan.
Kemudian komunikasi intern ini sangat penting untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi perusahaan sehingga tidak akan timbul miskomunikasi antar bagian-bagian, seksi-seksi dalam perusahaan. Komunikasi eksternal dilakukan perusahaan dalam hubungan dengan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya terhadap para konsumen atau langganan.
1. Komunikasi dengan langganan
Dengan langganan atau konsumen perlu dibina komunikasi terus menerus agar konsumen tidak lupa dengan produk perusahaan. Bila konsumen sudah berhasil tertarik satu kali membeli produk tertentu ini belum dikatakan sukses. Dikatakan sukses apabila konsumen tersebut tetap menjadi langganan dan terbentuk pada dirinya suatu sikap yang disebut ” PATRONAGE BUYING MOTIVE” , artinya suatu sikap dimana seseorang selalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja atau dia hanya ingin memakai barang X saja, tidak mau diganti dengan barang lain.
Patronage buying motive pada suatu toko dapat terjadi karena adanya komunikasi yang baik antara pemilik, pelayan toko dengan konsumennya seperti servis memuaskan, barang yang di jual lengkap, tersedia macam-macam fasilitas seperti lapangan parkir, barang yang diantarkan, jika perlu bisa kridit dan sebagainya.
2. Komunikasi dengan lembaga pemerintah
Di sini orang yang bergerak dibidang bisnis harus memahami peraturan-peraturan yang dikeluarkan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah propinsi, kabupaten, kecamatan, RT, RW, dan sebagainya.
Kemudian perusahaan selalu berkomunikasi dengan cara mengisi formulir-formulir yang harus diisi, mematuhi segala kewajiban, memperpanjang surat-surat ijin jika sudah habis masa berlakunya seperti SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan ), mendatangi kantor Kotamadya bidang ekonomi guna mendapat ijin-ijin tertentu, ke Kantor Perindustrian, ke Kantor Dinas Perdagangan dan sebagainya.
3. Komunikasi dengan masyarakat
Perusahaan hidup ditengah-tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri antara keduanya terjalin suatu kerjasama dan saling berkomunikasi. Misalnya dalam merayakan hari-hari tertentu perusahaan harus mengikuti apa yang berkembang dimasyarakat. Menghadapi Hari Raya Idul Fitri, took perlu ditata sedemikian rupa menyambut hari raya tersebut, demikian pula Hari Raya Peringatan Proklamasi 17 Agustus, Tahun Baru dan sebagainya. Ini merupakan suatu cara berkomunikasi dengan masyarakat.

D. Media Komunikasi Eksternal
Media komunikasi ekternal menurut sifatnya:
Kita mengenal 4 macam komunikasi eksternal maupun media komunikasi internal, yaitu:
1) Media cetak, ialah segala barang cetak seperti surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin, dan sebagainya.
2) Media visual, ialah media yang dapat dilihat seperti film, televisi, foto, lukisan, pameran
3) Media auditif, ialah media yang dapat didengar.
Termasuk jenis media ini, misalnya: radio, telepon, tape recorder, gramafon.
4) Media audio-visual ialah media yang dapat dilihat maupun yang dapat didengar, misalnya: televisi, film, video.
Menurut sifatnya media komunikasi yang dipergunakan baik untuk media komunikasi eksternal maupun untuk media internal itu sama, yaitu cetakan, visual, auditif, dan campuran (visual dan auditif), hanya pemilihan dan penetapan jenis medianya saja yang berbeda. Media komunikasi eksernal mempunyai jangkauan yang lebih luas, sedangkan media komunikasi internal hanya bersifat intern, dan jangkauannya hanya terbatas ke dalam organisasi atau kantor saja.
Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum dipergunakan.
1) Pers
Dari media cetak yang umum yang dipergunakan, dan paling luas untuk diketahui dan dibaca oleh publik (masyarakat adalah surat kabar, atau yang disebut pers). Pers mempunyai fungsi antara lain:
• Sebagai alat penghubung
• Sebagai information-press, menyebarkan berita-berita, dan keterangan-keterangan kepada publik
• Sebagai opinion press, membawakan pendapat-pendapat kepada masyarakat
• Sebagai mass education-press, dengan menyajikan berbagai macam pengetahuan
2) Radio
Dari media auditif, radio sering dipergunakan dan paling banyak didengar orang setiap hari. Radio mempunyai fungsi sebagai alat untuk menyampaikan berita, keterangan-keterangan, pendapat-pendapat.
3) Film dan televisi
Dari media audio visual, film dan televisi merupakan media yang penting. Sejak didirikannya studio pemancar televisi di Jakarta pada bulan Agustus 1962 masyarakat Indonesia telah dapat menikmati siaran-siaran televisi.
Film dan televisi mempunyai fungsi untuk memberikan berbagai informasi, keterangan, pendapat, pendidikan dan hiburan.
4) Pameran
Pameran merupakan salah satu jenis media visual yang sering dipergunakan. Berbagai macam pameran telah diadakan oleh pemerintah indonesia, ataupun oleh badan-badan lainnya, misalnya, Pameran Produksi Indonesia (PPI), pameran buku (yang diselenggarakan oleh IKAPI), pameran industri, dan sebagainya