Pengendalian Strategi, Proses Pengendalian Operasional dan Proses Pengendalian Kualitas

    Pengendalian Strategi

Pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian strategis merupakan proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah diimplementasikan. Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka menengah. Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana organisasi. Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.

Pengendalian strategi menurut Schendel and Hofer berfokus pada dua pertanyaan (1) apakah strategi yang diimplementasikan sebagai yang direncanakan dan (2) apakah hasil yang dibuat oleh strategi merupakan yang diharapkan. Definisi ini merujuk pada kajian tradisional dan langkah umpan balik yang merupakan langkah akhir dari proses manajemen strategis. Model normatif dari proses manajemen strategis yang menggambarkan langkah-langkah utama tersebut mencakup perumusan strategi, implentasi strategi dan evaluasi (pengendalian) strategi.

Ukuran yang besar pada organisasi ada kaitannya dengan hubungan ekonomis.  Pertumbuhan yang makin besar sangat diinginkan karena dengan makin meningkatnya besaran organisasi maka berdampak pada skala ekonomi (economic of scale).  Makin besar organisasi seringkali lebih efisien dalam operasional organisasi tersebut.

Pengendalian strategi berpijak terutama pada proses pengendalian tradisional yang melibatkan kajian dan umpan balik kinerja untuk menentukan rencana, strategi dan sasaran yang telah dicapai dengan menghasilkan informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah atau mengambil tindakan korektif.

 Proses Pengendalian Operasional

Sistem pengendalian operasional merupakan pedoman untuk melakukan evaluasi tujuan-tujuan jangka pendek, umumnya jangka waktu satu bulan hingga satu tahun. Terdapat tiga sistem untuk pengendalian operasional yaitu anggaran (budgets), jadwal (schedule), dan faktor penentu keberhasilan (key success factors).

Kemampuan, keterbatasan, dan kebijakan produksi/operasional dapat mendorong atau menghambat pencapaian tujuan secara signifikan. Proses produksi biasanya bernilai 70 % dari total asset perusahaan. Bagian utama dari proses pelaksanaan strategi terjadi dilokasi produksi. Keputusan-keputusan yang terkait dengan produksi mengenai besarnya pabrik, letak pabrik, desain produk, pilihan peralatan, jenis alat-alat, ontrol persediaan dan lain-lain.

Dalam pengendalian operasional perusahaan-perusahaan berteknoligi tinggi, biaya produksi mungkin tidak sepenting fleksibilitas produksi karena sering dibutuhkan perubahan produk yang besar. Dan mereka harus mengandalkan system pengendalian operasional yang cukup fleksibel agar terjadi perubahan berkali-kali dan pengenalan produk baru dengan cepat. Sebuah artikel di Harvard Business Review menjelaskan mengapa beberapa organisasi mengalami kesulitan :

Mereka terlalu lambat menyadari bahwa perubahan dalam strategi produk mengubah tugas-tugas system produksi. Tugas-tugas tersebut, yang dinyatakan dalam hal kebutuhan biaya, fleksibilitas produk, fleksibilitas volume, kinerja produkndan konsistensi produk, menentukan kebijakan manufaktur mana yang paling sesuai.

 Proses Pengendalian Kualitas

Kualitas  menjadi faktor dasar keputusan konsumen dalam memilih suatu produk atau jasa, sehingga kualitas merupakan penentu keberhasilan bisnis, pertumbuhan dan peningkatan posisi bersaing. Untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan memenuhi syarat-syarat dari konsumen, maka perlu dilakukan pengendalian kualitas. Ketika hanya satu karakteristik output dipertimbangkan dalam pengendalian kualitas, maka masalah dapat diselesaikan secara konvensional. Pengendalian kualitas menjadi lebih kompleks ketika banyak karakteristik output yang dipertimbangkan dan masing-masing harus memenuhi spesifikasi tertentu. Kompleksitas pengendalian kualitas sebagai sebuah sistem seringkali menimbulkan konflik diantara beberapa tujuan yang ingin dicapai. Peningkatan pencapaian pada salah satu karakteristik mengakibatkan pengurangan pencapaian karakteristik yang lain, sehingga diperlukan perancangan sistem pengendalian kualitas secara simultan.

Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan usaha dan mengembalikan investasi kepada para pemegang saham dan pemilik perusahaan.

         Suatu karakteristik dari pengendalian kualitas modern adalah bahwa didalamnya terdapat aktivitas yang berorientasi pada tindakan-tindakan pencegahan kerusakan dan bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan saja. Kualitas melalui inspeksi saja tidak cukup dan hal itu memakan biaya yang banyak. Meskipun tetap menjadi persyaratan untuk melakukan beberapa inspeksi singkat atau audit terhadap produk akhir tetapi usaha pengendalian kualitas seharusnya lebih difokuskan pada tindakan pencegahan sebelum terjadinya kerusakan dengan jalan melaksanakan aktivitas secara baik dan benar pada waktu pertama kali mulai melaksanakan suatu aktivitas. Dengan melaksanakan prinsip ini usaha peningkatan kualitas akan mampu mengurangi ongkos produksi. Sehingga perlu dilakukan suatu sistem pengendalian proses sebagai implementasi dari tindakan preventif dalam sistem manajemen kualitas itu.

Pada perusahaan pabrikasi ada dua macam struktur organisasi yang berkaitan dengan pengendalian mutu:

1. Departemen kualitas berdiri sendiri dan mempunyai jalur laporan langsung ke GM. Fungsi kualitas harus terpisah dari kegiatan pabrikasi dan langsung memberikan laporan ke GM, tujuannya untuk mendapatkan kerjasama dalam rangka memenuhi penjadwalan dan biaya.

2.       Departemen kualitas adalah bagian dari pabrikasi dan memberikan laporan ke manajer pabrik. Fungsi kualitas di bawah fungsi pabrikasi karena mutu membutuhkan koordinasi yang dekat dengan proses produksi. Sesungguhnya manajer pabrikasi telah mengemban tugas sebagai coordinator kualitas.

Total Pengendalian Kualitas (Total Quality Management = TQM)

Dengan konsep total pengendalian kualitas, maka system pengendalian kualitas menjadi:

1.      Departemen kualitas menjadi hanya coordinator yang akan mempengaruhi kualitas pada fungsi masing-masing.

2.      Masing-masing fungsi dalam organisasi harus mempunyai pedoman pengendalian mutu yang akan menunjukkan jalan untuk menjaga mutu dalam kinerja.

3.      Konsep total pengendalian kualitas mengharuskan Departemen kualitas untuk lebih menitikberatkan perhatian pada perencanaan dan mengurangi perhatian pada pemeriksaan dan pengawasan.

4.      Pendekatan total kualitas menekankan pencegahan terhadap suatu kesalahan dan memperkenalkan semua konsep mutu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan sehingga masing-masing fungsi akan bertanggung jawab pada mutu pekerjaan.

5.      Departemen kualitas menyiapkan semua perangkat untuk menjamin bahwa semua fungsi di dalam organisasi melaksanakan apa yang diinginkan oleh system pengendalian kualitas.

Sebuah program hanya diterapkan ke seluruh bagian dari organisasi di mana program ini akan menjelaskan bagaimana total pengendalian kualitas harus diselenggarakan, bagaimana masing-masing individu sadar berperan serta dalam pengendalian kualitas dan bagaimana pendekatan ini diukur pada masing-masing kinerja

Read more ...

PERENCANAAN STRATEGIK DAN MANAJEMEN STRATEGIK, DALAM TQM(total quality manajemen)

PERENCANAAN STRATEGIK DAN MANAJEMEN STRATEGIK,

DALAM TQM

A.       Pengertian Manajemen Stratejik

Manajemen strategi terdiri dari dari dua kata ; manajemen dan strategi. Manajemen berarti  pengaturan atau pengelolaan. Sedangankan strategi, menurut  bahasa strategi yang berasal dari bahasa Yunani strategos atau strategeus dengan kata jamak strategi. Strategos berarti jenderal, namun dalam Yunani kuno sering berarti perwira negara (state officer) dengan fungsi yang luas (Salusu 2003 :85 ).

Manajemen strategi adalah suatu proses pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah kepada pengembangan strategi yang efektif atau yang membantu perusahaan mencapai tujuannya (Johanes:2011). Manajemen strategis sangat berkaitan dengan keputusan startegis pula. Johanes (2011) menyatakan bahwa, Keputusan strategi adalah  berkaitan dengan definisi bisnis, produk dan pasar yang akan dilayani, fungsi yang akan dilaksanakan, dan kebijakan utama.

Sedangkan Siagian (2004) mendefinisikan manajemen stratejik sebagai: Serangkaian keputusan dan tindakan mendasar yang dibuat oleh manajemen puncak dan diimplementasikan oleh seluruh jajaran suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Menurut Hadari Nawawi (2005:148-149) menyatakan bahwa, “Manajemen strategik adalah perencanaan berskala besar (disebut Perencanaan Strategik) yang berorientasi pada jangkauan masa depan yang jauh (disebut VISI), dan ditetapkan sebagai keputusan manajemen puncak (keputusan yang bersifat mendasar dan prinsipil), agar memungkinkan organisasi berinteraksi secara efektif (disebut MISI), dalam usaha menghasilkan sesuatu (Perencanaan Operasional) yang berkualitas, dengan diarahkan pada optimalisasi pencapaian tujuan (disebut Tujuan Strategik) dan berbagai sasaran (Tujuan Operasional) organisasi”

Pengertian yang cukup luas ini menunjukkan bahwa manajemen strategik merupakan suatu sistem yang sebagai satu kesatuan memiliki berbagai komponen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi, dan bergerak secara serentak ke arah yang sama pula. Komponen pertama adalah Perencanaan Strategik dengan unsur – unsurnya yang terdiri dari Visi, Misi, Tujuan Strategik organisasi. Sedang komponen kedua adalah Perencanaan Operasional dengan unsur – unsurnya adalah Sasaran atau Tujuan Operasional, Pelaksanaan Fungsi – fungsi manajemen berupa fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi penganggaran, kebijaksanaan situasional, jaringan kerja Internal dan eksternal, fungsi kontrol dan evaluasi serta umpan balik.

B.     Perencanaan Strategik, dan Manjemen Strategik dalam TQM

TQM (Total Quality Management) adalah suatu pendekatan yang seharusnya dilaksanakan oleh organisasai masa kini untuk memperbaiki kualitas outputnya, menekan biaya produksi dan meningkatkan produktivitasnya. Maka perlu adanya Perencanaan strategic yang artinya suatu proses di mana staf penuntun organisasi menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelasanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.

Organisasi dapat melakukan rencana strategik apabila:

1.      dapat menggambarkan masa depan dengan jelas

2.      dapat merumuskan misi

3.      dapat membedakan misi dengan misi organisasi di atasnya

4.      dapat mengetahui customer yang penting

5.      memiliki pemimpin yang menghayati perlunya kualitas dan produktivitas

Manfaat Perencanaan strategic sebagai berikut:

1.      dapat memperkuat "critical mass" menjadi tim kompak untuk mencapai tujuan bersama

2.      dapat membantu untuk mengoptimisasikan performance organisasi

3.      dapat membantu pimpinan untuk selalu memusatkan perhatian dan menganut kerangka bagi upaya perbaikan secara kontinu

4.      memberikan pedoman bagi pengambilan keputusan sehari-hari

5.      dapat memberikan kemudahan untuk mengukur kemajuan organisasi dalam usaha mencapai tujuannya untuk memperbaiki kualitas dan produktivitas.

Model Perencanaan strategic:

1.      Kegiatan pra-perencanaan; dimana pimpinan dapat meminta coordinator TQM sebagai konsultan dan meniapkan logistic guna mendukung Perencanaan

2.      Penilaian organisasi; membuat rumusan kasar atas misi, vision, asas-asas penuntun dan asumsi perncanaan serta mengadakan penilaian terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi.

3.      Misi; adalah pernyataan tentag tujuan yang relative tetap. Menjelaskan apa yang harus dikerjakan , untuk siapa dan bagaimana mengerjakannya.

4.      Vision; adalah gambaran ideal tentang dimana dan bagaimana organisasi berwujud di waktu yang akan datang.

5.      Asas-asas penuntun; adalah pola nilai-nilai yang perlu dianut oleh tata laku anggota organisasi.

6.      Asumsi Perencanaan; adalah keyakinan yang didasarkan pada pengalaman dan pengetahuan tentang kejadian internal dan eksternal dalam organisasi.

7.      Tujuan strategic; merupakan keinginan yang hendak dicapai dalam organisasi dalam jangka panjang dan konsisten.

8.      Strategi; yaitu bagaimana tujuan strategic itu dicapai.

9.      Kegiatan pendukung; menjelaskan siapa yang akan melaksanakan kegiatan dan kapan dilakukannya.

1.      Pengendalian Mutu

Konsep manajemen strategik bertumpu pada definisi perencanaan strategik dimuka. Walaupun perencanaan strategik merupakan proses awal manajemen strategik, namun kegiatan tersebut tidaklah cukup apabila tidak diikuti oleh penyebarluasan dan implementasi rencana, serta evaluasi pelaksaan rencana tersebut.

Managemen strategic adalah suatu pendekatan kesisteman untuk mengidentifikasi dan melakukan perubahan yang diperlukan serta mengukur performa organisasi yang bergerak menuju vision yang digariskan. Jadi manajemen strategic adalah pendekatan kesisteman, yang menghubungkan Perencanaan strategic dan pengambilan keputusan sehari-hari organisasi.

Perencanaan strategik dan manajemen strategik dimaksudkan untuk membantu bagian - bagian organisasi bekerja sama secara baik dengan tujuan bersama untuk merealisasikan vision yang telah ditentukan. Kedua metode itu merupakan suatu cara untuk meluruskan seluruh proses dan meliputi "customer" serta "suppliers" guna membantu untuk menentukan dan memenuhi kebutuhan di waktu yang akan datang.

Read more ...