arti penting persediaan bagi perusahaan / pentingnya manjemen persediaan

1. Pengantar
Istilah persediaan (Inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumberdaya-sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasi pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumberdaya internal ataupun eksternal ini meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.
Persediaan {inventory) merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan operasional perusahaan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan maupun industri. Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau tidak terpenuhinya pesanan pembelian, akibatnya dapat merugikan perusahaan.
Jadi menurut saya dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara berlanjut diperoleh atau diproduksi maupun dijual. Persediaan pada perusahaan industri dan jasa adalah berbeda ditinjau dari sifat dan jenisnya, tetapi fungsinya sama yaitu untuk dijual dan merupakan unsur yang sangat aktif didalam perusahaan.
Sifat atau batasan barang yang dapat diklasifikasikan sebagai persediaan adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas perusahaan. Ada paradigma yang salah yang banyak dianut oleh manajemen perusahaan, yaitu bahwa persediaan dianggap sebagai asset perusahaan. Karena dianggap sebagai asset, maka persediaan ini tidak diperlakukan sebagaimana mestinya dengan cara membiarkannya begitu saja karena nilainya yang besar akan menunjukkan perusahaan memiliki nilai asset yang besar. Paradigma semacam ini harus diluruskan karena sudah tidak berlaku lagi.
Ada beberapa faktor yang menyebabkan paradigmanya berubah. Salah satu faktornya adalah product life cycle (PLC) produk yang semakin pendek. Jika dulu satu produk bisa berumur lebih dari 1 tahun, maka saat ini kisaran umur produk hanya dalam periode bulan, terlebih lagi untuk produk elektronik atau yang berbasis Teknologi Informasi. makin pendeknya PLC memperbesar peluang produk untuk menjadi usang lebih awal. Tentu saja perusahaan tidak menginginkan produknya usang di gudang.
Faktor lain yang harus diperhatikan adalah besarnya biaya yang dikeluarkan untuk persediaan. Memang banyak perusahaan, terutama yang besar, tidak mengeluarkan biaya secara langsung terkait dengan pesediaan yang mereka miliki. Mereka punya gudang sendiri, alat penanganan material sendiri, orang sendiri yang sudah dibayar secara penuh. Walaupun demikian, seharusnya biaya-biaya yang muncul terutama yang tidak tampak seperti nilai produk yang terdepresiasi, biaya karena usang atau rusak, biaya kesempatan, asuransi, pajak, utilities memiliki porsi yang tidak sedikit disamping biaya sewa gudang atau lahan. Jadi sebenarnya biaya persediaan ini jauh lebih besar daripada nilai produknya sendiri.
Dan menurut saya, persediaan pada dasarnya menyembunyikan banyak masalah yang terjadi di lapangan. Dengan persediaan yang banyak, masalah produk cacat dapat tertutupi karena output proses seolah memenuhi jumlah yang dibutuhkan, padahal produk cacatnya digantikan oleh persediaan. Masalah aliran produksi yang tidak lancar juga dapat ditutupi dengan persediaan yang banyak. Itu sebabnya dalam konsep manajemen produksi jepang, persediaan dikendalikan dengan sangat baik lewat pendekatan Just In Time.
2. Arti Penting Persediaan bagi Perusahaaan
Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikan kepada pelanggan. Persediaan bagi perusahaan, antara lain berguna untuk :

1. Pengantar
Istilah persediaan (Inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumberdaya-sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasi pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumberdaya internal ataupun eksternal ini meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu atau pelengkap dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan.
Persediaan {inventory) merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan operasional perusahaan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan maupun industri. Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau tidak terpenuhinya pesanan pembelian, akibatnya dapat merugikan perusahaan.
Jadi menurut saya dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara berlanjut diperoleh atau diproduksi maupun dijual. Persediaan pada perusahaan industri dan jasa adalah berbeda ditinjau dari sifat dan jenisnya, tetapi fungsinya sama yaitu untuk dijual dan merupakan unsur yang sangat aktif didalam perusahaan.
Sifat atau batasan barang yang dapat diklasifikasikan sebagai persediaan adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas perusahaan. Ada paradigma yang salah yang banyak dianut oleh manajemen perusahaan, yaitu bahwa persediaan dianggap sebagai asset perusahaan. Karena dianggap sebagai asset, maka persediaan ini tidak diperlakukan sebagaimana mestinya dengan cara membiarkannya begitu saja karena nilainya yang besar akan menunjukkan perusahaan memiliki nilai asset yang besar. Paradigma semacam ini harus diluruskan karena sudah tidak berlaku lagi.
Ada beberapa faktor yang menyebabkan paradigmanya berubah. Salah satu faktornya adalah product life cycle (PLC) produk yang semakin pendek. Jika dulu satu produk bisa berumur lebih dari 1 tahun, maka saat ini kisaran umur produk hanya dalam periode bulan, terlebih lagi untuk produk elektronik atau yang berbasis Teknologi Informasi. makin pendeknya PLC memperbesar peluang produk untuk menjadi usang lebih awal. Tentu saja perusahaan tidak menginginkan produknya usang di gudang.
Faktor lain yang harus diperhatikan adalah besarnya biaya yang dikeluarkan untuk persediaan. Memang banyak perusahaan, terutama yang besar, tidak mengeluarkan biaya secara langsung terkait dengan pesediaan yang mereka miliki. Mereka punya gudang sendiri, alat penanganan material sendiri, orang sendiri yang sudah dibayar secara penuh. Walaupun demikian, seharusnya biaya-biaya yang muncul terutama yang tidak tampak seperti nilai produk yang terdepresiasi, biaya karena usang atau rusak, biaya kesempatan, asuransi, pajak, utilities memiliki porsi yang tidak sedikit disamping biaya sewa gudang atau lahan. Jadi sebenarnya biaya persediaan ini jauh lebih besar daripada nilai produknya sendiri.
Dan menurut saya, persediaan pada dasarnya menyembunyikan banyak masalah yang terjadi di lapangan. Dengan persediaan yang banyak, masalah produk cacat dapat tertutupi karena output proses seolah memenuhi jumlah yang dibutuhkan, padahal produk cacatnya digantikan oleh persediaan. Masalah aliran produksi yang tidak lancar juga dapat ditutupi dengan persediaan yang banyak. Itu sebabnya dalam konsep manajemen produksi jepang, persediaan dikendalikan dengan sangat baik lewat pendekatan Just In Time.
2. Arti Penting Persediaan bagi Perusahaaan
Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikan kepada pelanggan. Persediaan bagi perusahaan, antara lain berguna untuk :
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.
Menurut saya dengan adanya persediaan yang mencukupi, apabila ada permintaan yang berfluaktuasi dari para konsumen, perusahaan masih tetap dapat melakukan operasi sebagaimana biasanya, karena persediaanya yang ada digudang masih bisa digunakan walau barang-barang yang untuk melakukan operasi mengalami keterlambatan, sehingga dengan adanya persediaan tidak akan menganggu jalnnya operasi perusahaan.
2. Menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.
Menurut saya peranan yang ini merupakan peranan yang bermanfaat bagi perusahaan, karena apabila produk yang dihasilkan perusahaan tersebut adalah produk musiman, tentu permintaannya terjadi sesuai dengan musimnya, sehingga jika musimnya tiba, dan para pesaing kita dan kita tidak dapat memenuhi pasar, maka kita dapat menutupi permintaan pasar dengan persediaan yang ada didalam perusahaan kita, sehingga kita dapat memnuhi permintaan pasar.
3. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran operasi perusahaan.
Menurut saya dengan adanya persediaan yang mencukupi, maka apabila ada masalah dengan proses pengiriman bahan dari penyuolai dengan perusahaan, maka dengan adanya persediaan ini dapat mempertahankan stabilitas dan kelancaran proses operasi perusahaan, sehingga perusahaan masih dapat memenuhi permintaan pasar.
4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
Dengan adanya persediaan, maka menurut saya proses-proses produksi yang menggunakan mesin, dapat dijalankan secara optimal, karena dengan adanya persediaan, maka proses mesin-mesin dapat diogunakan secaqra terus –menerus dan bergantian, sehingga biaya untuk pemliharaan mesin dapat ditekan, dan mesin dapat digunkan secara optimal untuk menghasilkan produk.
5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya.
Dengan adanya persediaan, maka jika terjadi permintaan yang berlebih dari para pelanggan, maka perusahaan kita dapat menutupi permintaan tersebut dengan persediaan yang tersedia digudang, sehingga para pelanggan akan merasa dihargai karena kita selalu memenuhi permintaan yang mereka butuhkan, sehingga kita dapat membuat mereka loyal pada perusahaan kita.
6. Membuat produksi tidak perlu sesuai dengan pengunaan atau penjualannya.
Menurut saya peranan yang ini, dengan adanya persediaan, proses produksi tidak perlu berjalan sesuai dengan penggunaanya, karena dengan adanya persediaan, maka perusahaan harus melihat dulu seberapa banyak persediaan yang mereka miliki, sehingga apabila persediaan berlebih maka perusahaan dapat menggunakan persediaan yang ada dulu.
Dan pengaruhnya terhadap penjulan, maka dengan adanya persediaan, jika penjualan menurun, maka proses produksi dapat dikurangi, karena persediaan masih mencukupi, jika tidak maka, persedeiaan yang ada digudang akan mengalami kelebihan.
Jadi menurut saya persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan karena berfungsi menggabungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen dengan mamaksimumkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan dan dengan kesalahan yang kecil sehingga produk yang dihasilkan dapat maksimal. Adanya persediaan, dapat memungkinan bagi perusahaan untuk melaksanakan operasi produksi, karena faktor waktu antara operasi itu dapat dihilangkan sama sekali atau dimininumkan. Sehingga penggunaan waktu dapat dimaksimalkan dan persedian dapat mencukupi permintaan pasar.
3. Arti Penting Persediaan Produk Jadi
Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda-beda dalam menentukan tingkat persediaan produk jadi yang ada didalam perusahaannya. Tujuan adanya persediaan produk jadi adalah untuk meredam fluktuasi permintaan. Persediaan dapat difungsikan untuk memenuhi kekurangan pasokan produk jadi di pasaran sebagai akibat permintaan yang berlebih. Oleh karena itu tingkat persediaan produk jadi yang ditetapkan manajemen perusahaan memegang peran yang sangat penting dalam menjaga kestabilan pemasokan produk ke pelanggan sehingga persediaan produk jadi sangat memegang peranan penting dalam pemenuhan perimtaan pasar dan konsumen.
Sehingga menurut saya pribadi, fluktuasi permintaan yang terjadi dapat dipenuhi dengan persediaan barang yang diproduksi pada saat sepi, dan persediaan tersebut dapat kita gunakan pada saat permintaan ramai atau meningkat. Biaya persediaan mencakup asuransi, beban bunga, kerusakan, serta pajak. Akumulai persediaan dan produksi yang tidak memenuhi permintaan, akan menyebabkan biaya menjadi meningkat sebagai akibat pembatalan pesanan dan ketidakpuasan pelanggan, sehingga akan berakibat besar pada perusahaan.
4. Pentingnya Perencanaan Persediaan
Setiap jenis perusahaan memiliki persediaan untuk dapat melangsungkan usahanya. Persediaan memiliki nilai yang tidak sedikit dalam aktiva perusahaan. Sebagaimana yang kita ketahui dan kita pelajari manfaat persediaan adalah untuk menjamin dapat dipenuhinya keinginan pelanggan atau konsumen yang memerlukan barang jadi atau jasa yang dihasilkan. Jadi persediaan menjadi sesuatu yang vital yang menentukan kelancaran proses produksi.
Menurut Drs. Sofyan Assauri, yang dimaksud dengan persediaan adalah: Suatu barang dalam suatu periode usaha normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
Sedangkan menurut Drs. Bambang Riyanto : Persediaan merupakan suatu komponen atau elemen utama dari modal kerja yang merupakan aktiva yang selalu dalam keadaan berputar, dimana terus menerus mengalami perubahan.
Dari definisi di atas, penulis mengambil kesimpulan bahwa istilah persediaan mencakup persediaan bahan baku dalam sebuah perusahaan manufaktur. Bahan baku ini akan mengalami suatu proses produksi yang akan menghasilkan suatu produk untuk dijual. Bahan baku ini dapat berupa suatu hasil alam ataupun produk jadi dari perusahaan lain yang menjadi pemasok.
Uang yang diinvestasikan dalam persediaan merupakan jumlah yang tidak sedikit. Sebagai aktiva perusahaan maka persediaan diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu pelaksanaan pengadaan bahan yang diperlukan harus dilakukan sebaik mungkin sesuai dengan jumlah dan waktu serta biaya yang ditekan serendah-rendahnya dengan cara melakukan perencanaan dan pengendalian.
Perencanaan dan pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.Perencanaan menunjukkan bahwa manajer berpikir melalui sasaran-sasaran dan kegiatan mereka sebelumnya, bahwa kegiatan-kegiatan mereka lebih didasarkan pada suatu metode, rencana, atau pikiran logis ketimbang pada praduga.
Perencanaan dimulai dari rancangan produk. Baik produk biasa maupun produk kontrak khusus selalu memerlukan rangkaian tahap perencanaan guna memasukkan bahan ke dalam proses produksi.
Pengendalian selalu mengikuti sebuah perencanaan. Pengendalian atau control merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana.
Jadi untuk mencitakan persediaan yang efektif dan efisien yang mampu memenuhi permintaan pasar saat keadaan biasa ataupun permintaan disaat berfluktuasi maka dalam mengelola persedia tersebut sangat diperlukan perencanaan dan pengendalian terhadap persedian itu sendiri, sehingga pemanfaatan dan penggunaan serta memenuhi permintaan pasar dapat dilakukan secara optimal.